会议是议事、沟通交流、优化决策的重要形式之一，办公室的一项重要职责就是做好会务工作，办公室工作人员需要具备高度负责的工作责任感和使命感，始终保持严谨求实的工作作风，不断强化服务意识，积极抓好会前会后各个环节，确保各项会议顺利召开。
精雕细刻，拟定会议方案
准确把握会议意图。接到会议通知后，办公室结合近期工作安排，准确把握会议意图、目标和要求。及时沟通汇报，根据主要领导要求确定会议主持人、发言人和会议议程，及时通知相关工作人员或部门撰写会议主持词、领导讲话、典型发言等材料。
精心制定会议方案。依照以往经验和领导的最新要求，着重对会务各项工作任务，如确定会议名称和时间、协调会议室、确定参会范围、预估参会人数、草拟会议通知、会场布置、安排与会者食住行等进行详细的工作任务分解，完善会议方案。
及时请示相关领导。草拟完成会议筹备方案后，及时向相关领导请示，根据领导意见对方案进行修改完善。会议方案征得领导同意后，依照方案制定的任务分工迅速协调落实。
精心细密，做好会场布置
根据会议方案提前做好会场布置工作，上午召开的会议提前一天布置，下午召开的会议上午布置完毕，避免出现错漏或突发事件没时间处理的情况。会场布置做好五个到位。
会标悬挂到位。确定会议名称后，第一时间联系广告公司制作会标，布置会场时将提前做好的会标悬挂到指定高度和适宜位置，使用电子屏显示会标的会场提前联系技术人员在布置会场时进行现场调试。
座签摆放到位。提前与参会单位沟通好参会人员姓名和职务，无法确定参会人员的摆放单位名称座签。严格按照领导和单位排名顺序摆放座签，遇到上级领导和外来客商提前沟通确定摆放顺序，确保与会人员整齐有序、各就各位。
茶水准备到位。根据会议性质和要求，整齐摆放茶水杯或饮用水；对于需要在桌上摆放水壶的小型会议，确保水壶摆放合理，排列整齐；对于部分比较严肃的会议，不允许在桌上摆放水杯，会前通过会议通知进行提醒，同时安排会场工作人员进行提醒，引导与会人员将自带的杯子放到桌下。
设备调试到位。针对几个常用会议室内的设备，安排专人进行日常管理维护。在会前对会议话筒、音箱、调音台、视频会议系统、电视、投影仪等设备进行试用、调试，发现问题及时维修，确保会议期间不出问题。同时在会场储备了部分备用设备，在会议期间遇到故障第一时间进行更换，保障会议正常进行，会后再进行维修。
材料核对到位。对会议需要印发的文件和其他材料，在批量印发前做到多人多次校对。在会场摆放前，再一次进行核对校稿，避免在印刷装订环节出现错字、错页。
精观细看，严格会前检查
做好会议推演。会务人员在会前对整个会议流程进行认真推演，对各个环节进行全面检查，及时发现并解决问题，做到防患于未然。
检查会场设施。会务人员提前1小时到位，重点检查会场通道、会场灯光、会议桌椅、领导材料、座牌顺序、会场卫生、空调音响等细节。
摆放会议材料。会前将需要的会议材料按照规定顺序摆放，做到在桌面上摆放的位置统一、规范、对齐。
做好防疫防控。大型会议需要与会人员提交48小时或24小时内的核酸检测报告和疫情防控承诺书，进入会场前由工作人员查验与会人员的健康码、行程码，测体温，会议全程戴口罩。
调度参会人员。会议开始前，及时调度签到表和会议现场座区，发现未签到的人员提醒签到，发现未到会的人员及时打电话通知，要求按时到会，确保会场纪律。
精听细做，及时会后总结
归档整理会议资料。会后由文秘科将会议所有文件，包括会议通知、会议简报、会议发言材料、领导讲话等进行归档存放，以备查考。同时做好录音、录像资料的收集整理，及时撰写会议纪要、会议总结等材料。根据保密原则，对需要回收的会议材料要逐份清查回收。
严查会议参会情况。结合正在开展的“转作风、守纪律、讲规矩、抓执行”专项行动，在会议结束后整理收到的书面请假条，比照参会人员名单和签到参会情况，对旷会、迟到、早退人员给予通报批评。
分解任务抓好督查。会议结束后，由督查室根据会议决定事项和领导安排及时分解立项，明确责任单位，做好情况跟踪，加强督查催办，确保会议有始有终，推动决策落实。
分析总结会务经验。召开会议筹备工作总结会议，会务人员进行交流发言，共同分析总结会务工作中的经验和教训，找出规律性的东西，以指导做好今后的会务工作。注重收集参会人员对会务服务工作的反馈意见，虚心采纳，以便在下一次会议前整改提高，防止出现类似的错误。
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