做好办会工作的“四则运算”

　　办公室工作主要围绕着“办文、办会、办事”三大部分运转，如何高效正确地做好办会工作，是很多办公室新人的“难题”。笔者已在办公室“摸爬滚打”了两年有余，对于办会工作感触颇深，若想高效正确地办好会，就要做好办会工作的“四则运算”。

　　闭合运行环节，完善链条做“加法”。办会是一项系统性工作，只有做到环环相扣、闭环运行，形成一条完整的链条，才能保证各环节平稳运行，不掉“链子”。一个完整的会议流程，首先从确定和通知参会人员开始，按照列出参会名单、明确通知到人、印制会议材料、布置会议场所、应对突发情况、做好会议记录、交办工作任务、督导工作落实、后续宣传报道的流程进行，在完善链条上做好“加法”，确保办会工作有章可循、有条不紊、平稳运行。

　　强化问题导向，细节核实做“减法”。办会工作是一项细致的工作，对细节要求极高，一个小的失误可能会造成严重的后果。因此，办公室新人在办会时要强化问题导向，比如在布置会场时，要对会标制作、音响调试、座位排次、文件内容、签到安排、茶水摆放等环节逐一检查过关，根据领导职位进行座次排序，逐个环节进行核实检查，逐一验收过关，逐一销号做“减法”，实现细节的全覆盖，杜绝错误甚至事故的发生，真正做到准确无误、事半功倍。

　　追踪工作推进，强化效果做“乘法”。会议召开的目的在于布置好相关工作，传达好上级精神。办公室人员要强化效果做“乘法”，对会议中领导的讲话内容和要点进行详细记录，完善工作内容、完成时限、责任领导、报送对象等，形成完整的督办台账，做到全面、细致、准确；另一方面，要跟踪工作推进情况，及时与领导反馈各项工作进展情况，将会议部署的各项工作通过微信公众号等形式进行宣传报道，确保干部和群众的知晓率，实现齐力共为。

　　细化分工落实，合理有序做“除法”。做好办会工作不是一个人的工作，需要整个办公室人员的通力合作，才能将会议的各个环节做好。在会前细化各人员的责任分工，比如安排专人负责会场的音响和电子设备调试、专人负责文件和茶水摆放、专人负责会议签到和座次安排、专人负责会议记录和录音整理、专人负责会场秩序等，保证每个环节都有对应人员负责，确保会议准备工作合理有序推进。