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共产党员网 先锋文汇随笔漫谈

@办公室新人 收发文件要“快、准、严、实”

山东省威海市文登区张家产镇人民政府 鞠嘉伟

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  收发文件是办公室工作的一项重要内容,也是传达上级精神、推动工作开展的重要方式。笔者已在办公室“摸爬滚打”两年有余,对收发文件工作感触颇深。笔者认为,对于办公室新人而言,在收发文件过程中,要做到快、准、严、实,用心做好收发文工作,做到不漏一份。

  收文转办力求“快”。部分办公室新人在初次接触收发文工作时,总是抱有“等一等”“看一看”等错误心态,导致出现漏文等情况,耽误整体工作进度。作为办公室新人,要坚持即收即转、马上办理,坚决避免“压文”“拖文”等现象。一方面,收到文件后要迅速登记,将文件编号、标题、紧急程度、通知要求等内容录入收文台账,防止后期在查文过程中“漫无目的”,做到每一份来文均有据可依;另一方面,收到文件后要迅速转办,方便进行批示,特别注意要浏览文件内容,对于会议时间、上报时间等重要时间节点要特别标注,方便领导签批。

  拟办意见务必“准”。对于不同单位的来文,需要根据来文主体、内容、要求等进行拟办,保证拟办意见不出差错。一方面要准确点明批文领导,在拟办意见中清晰体现,切忌以“请分管领导阅示”等含糊其辞的字眼代替,要写明分管该项工作领导进行阅示,注意好拟办意见中的措辞,不要将一些常用词语进行混淆;另一方面,要将责任划分清楚,一份有具体工作要求的文件中可能涉及到多个部门联动配合,但在拟办过程中要明确责任主体,哪个部门负责牵头,哪个部门负责配合,将文件要求结合部门分工进行详细分析,做到各部门各司其职。

  传文流程保证“严”。在主要领导签批完成后,就要进行传文,将主要领导的最新批示在第一时间内传到分管领导手中,保证工作不延误。一方面,办公室新人要牢记领导职务高低顺序,对于要求全体班子成员传阅的文件,按照职务从高到低的顺序传阅,“严”把呈送顺序,对批示中不好辨认的字迹,不可想当然办理,要及时确认;另一方面,文件保存上要“严”,在文件传阅过程中要保证文件的完整性,对于印有“严禁复印”等字眼的文件时,不可通过互联网等方式传阅,更不可随意扩大传阅范围,严格保证传文流程规范严格。

  跟踪反馈注重“实”。收发文件重“转”更注“督”,严格督办落实文件要求是做好收发文件“后半篇文章”的重要一步,只有注重好督办结果,才能将工作落实落细。作为办公室新人,一方面要制作任务督办台账,将文件要求及上报时间节点进行登记,及时通过电话、微信等方式提醒分管领导上报材料,完成一个,销号一个,做到及时跟踪;另一方面,对于一些情况复杂、落实时间较长的工作,若无法按照时间节点进行上报,要及时做好对上沟通反馈工作,告知目前办理情况及存在困难,做到及时反馈,确保“文交我手不遗漏、事交我办不出错”。

发布人:笔耕不辍 发布时间:2021-9-8 08:43 收藏 阅读人次:14654

初审:向阳 编辑:礼嘉 责编:文小汇 回复